Linkを使い始める際、「まず気を付ける落とし穴」と、「より大きな効率化に向けて心がけること」がございます。
① まず気を付けるべき落とし穴
⚠️NG 全員が完全に理解・セットアップ完了するまで使い始めない
受け入れ姿勢や対応時間に必ず個人差があるので、一番遅い人にあわせると全く進みません。
→🆗まずは、管理者がメンバーのユーザー登録や初期のチャットルーム設計を１週間以内に実施してください。
チャットルームの設計は、最初から完璧を目指さず、必要に応じて追加していく運用でないと回りません。
「使用開始日」を決め、そこまでにメンバーへセットアップ依頼をし、その日から使い始めるとよいでしょう。
最初は使いにくさ・抵抗があっても、「慣れ」が解決します。
⚠️NG これまでの惰性で、Linkではなく、つい電話やメールを使ったり、すべて対面で行ってしまう
→🆗最初は慣れないですが、Link登録メンバー(院内外)とのコミュニケーションは、無理やりにでもLinkに寄せこんでいきましょう。結果、大きな効率化に繋がります。
・院内
‐ チーム内周知
‐ 日々の業務コミュケーション
‐ 申し送り
‐ シフト調整や自宅からの急な欠勤連絡など
・院外
‐ 各種依頼・連絡・報告
‐ 見積もり・カタログのやりとり
‐ 不具合のある/発注したい機器画像など
⚠️NG 個人/グループメッセージでやりとりしてしまう
個人/グループメッセージを使うと、履歴・知識・経験が積み重ならず、組織の業務効率が上がりません。
個人/グループメッセージの内容は、引き継ぎにも使えません。
→🆗 原則、業務に関するやりとりは、個人/グループメッセージではなく、トピックごとのチャットルームで行いましょう
⚠️NG リアクションスタンプを使わない
「ありがとうございます」「承知しました」など、すべてテキストで返信するのは時間がもったいないです。
→🆗 積極的にスタンプを押しましょう
メンバーが「スタンプを押しやすい」雰囲気を作るため、特に初期は役職者こそ積極的に押すようにしてください。
② より大きな効率化に向けて
⚠️メールの作法から抜けられない
- ✕ 前後のあいさつ文や名前の入力に時間をかけてしまう
- 宛て先指定（@ユーザー名）のうしろに敬称は付けないようにしましょう
- ”お疲れ様です”、”いつもお世話になっております” 等は省略
- LINE感覚で使うのがポイント
⚠️1つのメッセージにたくさんの情報を盛り込みすぎてしまう
-
1メッセージ1トピックを心掛けましょう
- 対応が必要なメッセージを「あとでやる」に追加しても複数トピックがあるとわかりずらい
- メッセージに返信をぶら下げても、どのトピックに対する返信かが曖昧に
⚠️Linkだけで完結させようとする
- テキストならではのニュアンスの取違い、それを起因とする不協和音もあり得ます
- 込み入った話や“議論”は対話で補完を
⚠️発信しない・させない雰囲気
- 情報共有・コミュニケーションはチーム力向上の第一歩
- リアクションスタンプで対応状況や感謝を積極的に示すと良い雰囲気に
⚠️「院内でうまくいってから企業と接続しよう」と考え、接続せず院内でのみ使い続ける
- 院外と接続してこそLinkの有用性を感じられるので、取引のある企業と「無償接続」を開始しよう
- 費用負担 (無償接続のまま、有償利用に切り替える) などは、企業単独で判断することなので、とにかく接続依頼をしてみよう