Linkは、個人ごとにユーザーを作って利用することをおすすめしております。
ただし、1人1台端末が用意できない場合や、ユーザー数上限を超える人数で利用したい場合などは、部署の「共通ユーザー」を作成して複数人で利用することをご検討ください。
「共通ユーザー」を利用する場合には、以下のポイントにご留意いただき、あらかじめ運用ルールを決めておく必要があります。
■「共通ユーザー」で運用する場合の留意点
case1：メッセージの見落とし、対応漏れが生じうる
‐ 共通ユーザーで未読メッセージを確認すると、まず、誰が読んだのかがわかりません。また、未読のマークが消えてしまい、それ以降の人は新着メッセージに気づきにくくなります。そのため、必要なメンバー全員にメッセージを漏れなく伝えることが難しくなります。
◎対策
- ブックマーク機能で未対応タスクを明確化
- メッセージを確認した人が、対応すべき人に口頭や電話/PHSで伝達するなど運用でカバー
case2：個人を判別できない
‐ 既読の状況が個人ごとに記録されないため、「誰がメッセージを読んでいて、誰が読んでないか」が確認できません。
‐ メッセージに返信、スタンプなどで対応したなどは、あとから見返しても「誰が対応したか」がわかりません。
◎対策
‐ 各メッセージには自分の名前を記載するようにルール化する
■具体例１
院内・社内のやりとり
例）臨床工学科内の「全体連絡」ルーム
ユーザー名「機器管理チーム」をAさん、Bさん、Cさん、Dさん、
ユーザー名「透析チーム」をEさん、Fさんが共用している。
機器管理チーム：すみません、家族の急病により今日17時からの月例MTGを欠席します。
透析チーム：承知しました（スタンプ）
△ Aさん、Bさん、Cさん、Dさんの誰がメッセージを送ったのか（欠席するのか）が分からない
△ Eさん、Fさんのどちらがメッセージを最初に確認し、リアクションスタンプを押したのか分からない
△各チーム、メッセージを発信した人と最初に読んだ人（リアクションスタンプを押した人）以外の4人は、このやり取りに気づかない恐れがある
◎解決策
・投稿に「Aです」など、名前を記載する
・メッセージを発信した人・既読した人は、チームの残りのメンバーに、必要に応じてこの内容を伝達する。（もしくはブックマークに登録する）
■具体例２
他組織とのやりとり
例）令和記念病院とリリス医療器との「修理依頼」ルーム
病院側はユーザー名「機器管理チーム」をAさん、Bさん、Cさん、Dさんが共用している。
企業側は営業担当のTさんがユーザー名「リリス・T」を1人で使用している。
リリス・T：先日Bさんからご依頼いただいた件、見積もりはこちらです。
機器管理チーム：Bから聞いております。確認しました。明日14～16時にお渡ししたくご来院可能でしょうか？
△ リリスTさんは、Aさん、Cさん、Dさんの誰が返信したのか分からない。明日の来訪先を確認する二度手間が生じる。
△ もともと依頼したBさんがメッセージを見落とす恐れがあり、進捗が分からなくなってしまう。
◎解決策
・投稿に「Aです」など、名前を記載する
・リリスTさんの投稿を見たメンバーが、Bさんへ情報を伝達する