Linkは個人ごとにユーザーを作って利用することをおすすめしております。
ただ、部署に共有の端末が１台しかない場合や、ユーザー数が不足する場合など、部署の「共通ユーザー」を作成して複数人で利用したいケースがあるかもしれません。
「共通ユーザー」を作成することは可能ですが、以下のようなデメリットがございますのでご理解ください。
【「共通ユーザー」のデメリットの例】
△メッセージに気づかない
‐ 共通ユーザーで誰かが未読メッセージを確認すると、未読のマークが消えてしまい、それ以降の人は新着メッセージに気づきません。必要なメンバー全員にメッセージを漏れなく伝えることが難しくなります。
△個人を判別できない
‐ 既読の状況が個人ごとに記録されないため、「誰がメッセージを読んでいて、誰が読んでないか」が確認できません。
‐ メッセージに返信、スタンプなどで対応したなどは、あとから見返しても「誰が対応したか」がわかりません。
‐ 発信者や宛先の個人を明確にするためには、都度、メッセージに名前を入力する手間が生じます。
具体例：
院内・社内のやりとり
例）臨床工学科内の「全体連絡」ルーム
ユーザー名「機器管理チーム」をAさん、Bさん、Cさん、Dさん、
ユーザー名「透析チーム」をEさん、Fさんが共用している。
機器管理チーム：すみません、家族の急病により今日17時からの月例MTGを欠席します。
透析チーム：承知しました（スタンプ）
△ Aさん、Bさん、Cさん、Dさんの誰がメッセージを送ったのか（欠席するのか）が分からない
△ Eさん、Fさんのどちらがメッセージを最初に確認し、リアクションスタンプを押したのか分からない
△各チーム、メッセージを発信した人と最初に読んだ人（リアクションスタンプを押した人）以外の4人は、このやり取りに気づかない恐れがある
具体例：
他組織とのやりとり
例）令和記念病院とリリス医療器との「修理依頼」ルーム
病院側はユーザー名「機器管理チーム」をAさん、Bさん、Cさん、Dさんが共用している。
企業側は営業担当のTさんがユーザー名「リリス・T」を1人で使用している。
リリス・T：先日Bさんからご依頼いただいた件、見積もりはこちらです。
機器管理チーム：Bから聞いております。確認しました。明日14～16時にお渡ししたくご来院可能でしょうか？
△ リリスTさんは、Aさん、Cさん、Dさんの誰が返信したのか分からない。明日の来訪先を確認する二度手間が生じる。
△ もともと依頼したBさんがメッセージを見落とす恐れがあり、進捗が分からなくなってしまう。