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最終更新日 : 2024/05/23

[応用]便利なルームの使い方(掲示板・定型文ルーム・電話帳)

ルームでメッセージをやり取りしていると、必要な情報が埋もれたり流れたりして、探せなくなってしまうことがあります。

対応としてはまず、ルーム内では「ピンどめ」機能、またユーザーごとには「ブックマーク機能」を使って、重要な情報を集め、一覧できます。
・ピンどめ:https://hitotsu.tayori.com/q/hitotsu-link/detail/575913/
・ブックマーク:https://hitotsu.tayori.com/q/hitotsu-link/detail/547472/

それとは別に、専用のルームを作成・活用することにより、ユーザー全体と共有する必要のある「特定の情報を蓄積する」ことができ、組織内での情報共有や業務の効率化に役立ちます。
ルーム作成例は以下のとおりです。ぜひお試しください。

  • 例1)掲示板
  • 例2)定型文ルーム
  • 例3)電話帳

💡基本的には一方向の情報発信を想定したルームのため、返信、リアクションを不要と周知して運用するのが便利かと思います。

例1)掲示板

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院内(社内)全体での情報共有のためのルームです。
全職員対象の研修、勤務表、院内(社内)の周知文書などを投稿すると便利です。

「ピンどめ」機能がルームごとの重要な投稿を集める機能なのに対して、
この「掲示板ルーム」はルーム横断的に、組織全体で重要な投稿を共有するようなイメージです。
各ルームの投稿のうち、重要なものはこの掲示板ルームに重複投稿しておく、という運用も考えられます。

毎日1回はこの掲示板ルームを見るように、各ユーザーに周知したうえで、ルームの通知設定は「ミュート」を推奨する、という運用も良いでしょう。

例2)定型文ルーム(ミュートでの運用推奨)

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Link内でやり取りする際によく使用する文章のテンプレートを蓄積しておくルームです。
必要な時に投稿をコピー&ペーストして、適宜カスタマイズすることで、効率よく文章を作成できます。
もし定型文の数が増えても、ルーム内検索を使えば目的の定型文を見つけ出せます。

このルームの用途は情報の蓄積ですので、参加ユーザーの通知設定は「ミュート」を推奨して運用すると便利かと思います。

例3)電話帳(ミュートでの運用推奨)

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仕事上よく使う連絡先の情報を蓄積し、共有するルームです。
最初にフォーマットを投稿して、ピンどめしておくと良いでしょう。
その後は、フォーマットをコピーし、連絡先情報を入力して投稿していきます。

ルーム内で会社名や氏名で検索すれば、容易に必要な連絡先情報を見つけ出せます。

このルームの用途は情報の蓄積ですので、参加ユーザーの通知設定は「ミュート」で運用しておくと便利かと思います。

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以上は一例です。
このほかにも、ルームを応用して業務効率化のため便利に活用できると思いますので、ぜひご検討ください。