窓口用のチャットルームを作成し、複数のメンバーを追加するだけでは、問い合わせ側のユーザーにも自分に関係のない投稿が通知されてしまい、業務に支障をきたすおそれがあります。
以下の手順に沿って設定いただくことで、院内での報告・相談窓口として「Link」を効果的にご活用いただけます。
準備
1．宛て先グループの作成
🔒宛て先グループの新規作成は有償オプションです
報告/相談を受け取る対応側ユーザーをまとめて宛て先指定できるよう、宛て先グループを作成します。
グループ名の例）「システム担当」など
作成方法はこちらのマニュアルをご参照ください。
2．チャットルーム作成
「システム障害・相談窓口」「電子カルテ報告/相談ルーム」「医師→クラークへの紹介状依頼」などの名称でチャットルームを作成し、ユーザーを追加します。
問い合わせ側のユーザーと対応側のユーザーを全て追加してください。
マニュアルはこちらをご参照ください。
3．ルーム通知の一括設定
多くのユーザーが1つのルームに入るため、関係のない通知により業務を阻害しないようチャットルームの通知設定を一括変更します。
当該ルームは「４．ミュート」に設定することをおすすめいたします。
通知設定をミュートに変更すると、あなた宛て指定でメッセージが投稿された場合にのみ、新規投稿メッセージの通知がされます。
通知の一括設定の方法はこちらをご参照ください。
4．対応側ユーザーの通知設定変更
宛て先グループ機能を利用しない場合、対応側ユーザーのみ個別に当該ルームの通知設定を「１．すべて通知」に変更します。
管理者にて設定することができませんので、対応される方ご自身で通知設定を変更ください。
ルームごとの通知設定方法はこちらをご参照ください。
運用ルール
❓問い合わせ側ユーザー
- 宛て先指定（@グループ）を付ける
- 共有ユーザーから問い合わせる場合は自分の名前/所属を記載する
※問い合わせユーザーによる宛て先指定の徹底が難しい場合は、対応側ユーザーはチャットルームの通知設定を個別に「すべて通知」と変更ください（個別設定方法はこちら）
✅対応側ユーザー
- 対応するユーザーが相手の投稿に「確認します」スタンプなどを押す
- 問い合わせの返答は返信機能を利用する
※返信機能を利用すると、宛て先指定と同じようにミュートされたルームでも通知が届きます